Dit CV og GDPR: Hvad er reglerne og rettighederne?

Når du ansøger og sender dit CV til en bestemt virksomhed, et vikarbureau eller et rekrutteringsbureau, er der selvfølgelig visse regler for, hvad de må gøre med alle disse oplysninger. I denne blog ser vi på GDPR's betydning for ansøgningsprocessen og specifikt på, hvordan det påvirker CV'et. Vi ser bl.a. på opbevaringsperioden, og hvad virksomhederne må gøre med dine oplysninger.

GDPR kort fortalt

GDPR er en europæisk databeskyttelseslov, der standardiserer reglerne for behandling af persondata af enkeltpersoner, virksomheder og offentlige myndigheder i hele EU. Forkortelsen GDPR står for 'General Data Protection Regulation'. På grund af GDPR er der nu kun én databeskyttelseslov i stedet for 28 forskellige nationale love.

GDPR’s indflydelse på CV’er

Takket være GDPR har organisationer mere ansvar, og tilsynsmyndigheden har flere beføjelser til at sikre, at alle regler følges til punkt og prikke. Når du ansøger, sender du typisk et CV med personlige oplysninger som for- og efternavn, adresse, telefonnummer og eventuelt et foto.

Eftersom virksomheden håndterer persondata, gælder GDPR-reglerne. Det betyder, at virksomheder eller organisationer skal håndtere oplysningerne omhyggeligt. De skal blandt andet sikre, at:

• De kun indsamler nødvendige oplysninger.
• At oplysningerne opbevares sikkert.
• De er transparente med hensyn til, hvilke oplysninger der indsamles.
• Oplysningerne ikke opbevares længere end nødvendigt for det pågældende formål.

Hvilke oplysninger er omfattet af GDPR?

Alle data, der indsamles under ansøgningsprocessen, er omfattet af GDPR. Det betyder, at reglerne for GDPR gælder, og at virksomheder skal håndtere disse oplysninger med omhu. Eksempler på data er:

• Dit CV og al tilhørende information.
• Din ansøgning eller motivationsbrev og alle relaterede oplysninger.
• Noter taget under interviewet.
• Oplysninger i forbindelse med e-mailkorrespondance.
• Oplysninger relateret til vurderinger, screeninger eller lægeundersøgelser.
• Psykologiske undersøgelser.

Som du kan se, er der en hel del information, der falder ind under GDPR. De skal håndteres korrekt og ordentligt for at sikre, at de ikke ender på gaden eller i de forkerte hænder.

Eksempler på data

GDPR skelner mellem 'almindelige' og 'særlige' persondata. Særlige persondata er ekstra følsomme over for ens privatliv, da det kan have en større indvirkning på en person, hvis disse data offentliggøres af en eller anden grund.

Personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• Nationalitet
• Civilstand
• Foto

Særlige personoplysninger:

• Race
• Etnicitet
• Politiske synspunkter
• Religion
• Medlemskaber eller fagforeninger
• Medicinske oplysninger
• Seksuel orientering
• Genetiske oplysninger

Du kan læse mere om GDPR her.

Hvad er opbevaringsperioden for dit CV og tilhørende oplysninger?

En virksomhed må ikke opbevare dit CV i mere end 4 uger efter afslutningen af ansøgningsprocessen. Det betyder, at fra det øjeblik, du får at vide, om du er blevet ansat eller har fået afslag, begynder en fire-ugers frist. Hvis virksomheden eller organisationen ønsker at opbevare dit CV længere, f.eks. til en mulig fremtidig stilling, skal de udtrykkeligt anmode om tilladelse til at gøre det. Hvis du giver denne tilladelse, kan de beholde CV'et i maksimalt et år mere.

Hvilke oplysninger må gemmes?

Når du søger et job, skal du kun indsamle de oplysninger, der er nødvendige for det pågældende formål. I dette tilfælde betyder det, at kun relevante oplysninger må indsamles, så en rekrutteringsansvarlig eller arbejdsgiver kan vurdere, hvor godt du vil klare dig på arbejdspladsen, og hvor godt du vil passe ind i organisationen. Eksempler på sådanne oplysninger omfatter:

• Fulde navn
• Adresse
• Bopæl
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Erhvervserfaring
• Uddannelser
• Andre nyttige oplysninger, såsom kurser, frivilligt arbejde osv.

Der er dog også oplysninger, der ikke må indsamles, såsom:

• CPR-nummer (medmindre du ansættes).
• Personkort (medmindre du ansættes).
• Medicinsk information
• Religion
• Særlige personoplysninger, herunder dit foto.

Hvilke oplysninger må et vikarbureau dele?

Når du søger gennem et vikarbureau, er det rekrutteringsbureauets opgave at finde et passende job og en passende arbejdsgiver til dig. Den normale procedure er, at du laver et CV og sender det til rekrutteringsbureauet. De vil så lede efter passende stillinger til dig.

Når en rekrutteringsansvarlig har fundet en passende arbejdsgiver, vil han eller hun gerne dele dit CV med denne potentielle arbejdsgiver. Dette kan kun ske, hvis du udtrykkeligt har givet dem tilladelse til det.

I praksis er det almindeligt, at bureauer og rekrutteringsfirmaer anonymiserer CV'er. Der er to årsager til dette. For det første gør man det for at undgå diskrimination i rekrutteringsprocessen. På den måde fokuseres der på ansøgerens kvalifikationer i stedet for deres oprindelse. En anden vigtig grund er, at et anonymiseret CV beskytter ansøgerens privatliv, da personlige oplysninger ikke er direkte knyttet til ansøgeren.

Virksomhedens forpligtelser med hensyn til dine oplysninger

• For at overholde alle reglerne i den generelle lovgivning om databeskyttelse (GDPR) har virksomheder og organisationer en række forpligtelser, f.eks.
• Ansøgere skal informeres om, at der indsamles personlige data.
• Kun oplysninger, der er nødvendige for det pågældende formål, må indsamles.
• Oplysninger skal opbevares sikkert. Det kræver en solid (cloud)infrastruktur.
• Ikke alle bør have adgang til alle oplysninger. Kun medarbejdere i HR- og personaleafdelingen må normalt se oplysninger om ansøgere.
• Dataene bør ikke opbevares længere end nødvendigt.

Hvilke rettigheder har man som ansøger?

Som ansøger har du også en række rettigheder, du kan gøre krav på. Dette er dine rettigheder som ansøger med hensyn til dit CV's oplysninger:

• Ret til indsigt: Du skal til enhver tid kunne anmode om en kopi af de personoplysninger, virksomheden har indsamlet. Disse skal derefter fremlægges inden for en rimelig tidsfrist.
• Retten til at blive glemt: "At blive glemt" betyder, at en organisation ikke må opbevare oplysningerne længere end nødvendigt. Hvis du for eksempel er blevet ansat, giver det ikke mening at have dit CV i en bestemt database længere. Dette skal derefter slettes.
• Rettelse: Du skal til enhver tid kunne ændre eller supplere dine egne oplysninger.
• Begrænsning af behandling: Du kan angive, hvilke specifikke oplysninger du foretrækker ikke at få behandlet.

Skal man give samtykke til behandling af dine data?

Nogle ansøgere inkluderer en sådan sætning i deres CV:

Det er dog absolut ikke et krav og fylder i princippet kun unødigt på dit CV. I princippet vil det altid fremgå af virksomhedens generelle vilkår og betingelser, at du automatisk accepterer behandlingen af dine data. Kun hvis du specifikt ikke ønsker, at visse data skal behandles eller gemmes, giver det mening at angive dette. Dette kan også nævnes i den medfølgende e-mail. Du behøver ikke at give dit udtrykkelige samtykke.

Hvilke personoplysninger skal du inkludere i dit CV?

Generelt inkluderes følgende personoplysninger altid i CV'et:

• Fulde navn
• Adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Fødselsdato

Hvis det er relevant for den pågældende stilling, er det muligt at tilføje yderligere oplysninger. Tænk for eksempel på dit kørekort, hvis du skal rejse meget for dit arbejde eller skal arbejde som (lastbil)chauffør.

Derudover bør overflødige oplysninger på CV'et, såsom civilstand, køn eller tro udelades, da det intet siger om dine kvalifikationer.